Защо един копирайтър не бива да пише емоционални писма

Всички ние сме хора и сме податливи на емоционални реакции. За съжаление емоциите не винаги влияят положително на работния процес. Ще разгледам защо е добре да се избягват проявите на емоции от копирайтъра, особено негативни, когато общува с изпълнители или клиенти.

Емоцията винаги предизвиква в отговор друга емоция. При това негативните емоции имат тенденцията да предизвикат по-силна реакция у получателя, увеличавайки емоционалната „амплитуда“. Ако получателят е професионалист, той може външно да остане спокоен. Но вътрешно ще изпитва определени чувства, които няма да допринесат за конструктивна работа.

До какво водят емоционалните писма?

Отрицателните емоции понижават производителността. За участниците в проекта (заданието) ще е необходимо време, за да се успокоят след получаване на имейла.

Сътрудничеството ще придобие емоционална окраска, което може да повлияе отрицателно на крайния резултат.

Хората са склонни да отлагат нещата, които им причиняват дискомфорт, така че задачите по проекта (заданието) ще се отлагат, а отговорите на писмата (имейлите) ще идват със закъснение.

Клиентите, съответно копирайтърът, няма да проявяват инициатива, тъй като идеи, предложения от всякакъв вид могат да се сблъскат с критики и затруднят изпълнението на и без това сложния проект.

Вероятно заданието ще се променя често и евентуално ще отпадне, тъй като хората не могат дълго време да работят в условия на емоционално претоварване.

При нестабилен емоционален фон са възможни явни конфликти.

Както виждаме, емоционалните реакции по никакъв начин не стимулират хората да работят по-добре, а обратното, по-скоро създават негативна настройка. Разбира се, може да се каже, че един копирайтър трябва да бъде професионалист и във всяка ситуация да намери изход. Въпреки това е важно да се разбере, че при липса на емоционални реакции и придържане към деловия тон работата ще върви по-бързо, а резултатът ще бъде по-добър.

Така че клиентите, които се придържат към умерения, делови тон, често получават по-добро качество от копирайтъра в по-кратки срокове. Същото може да се каже за копирайтърите, които се придържат към деловото и не твърде фамилиарно общуване с клиента. В края на краищата копирайтър на свободна практика и клиент са в една лодка, въпреки че не винаги го разбират.

Как да „заглушите“ емоционалните реакции?

Ако изпитвате негативни емоции, когато се занимавате с определен човек, опитайте се да разберете какво у вас причинява дадените емоции? Може би, проблемът не е толкова дяволски, колкото изглежда.

Никога не пишете писма в състояние на раздразнение. Успокойте се преди да напишете нещо. Като опция може да преброите до 10 наум. Ако не помага, помислете за 100 или 1000, докато не бъдете в състояние да се успокоите.

Не забравяйте, че отрицателните емоции предизвикват в отговор същите негативни емоции, но с по-голяма амплитуда. Следователно „амплитудата“ на отрицанието, ако се е появила при този проект, задание, трябва да се загаси, а не да се усилва.

В отговор на емоционални писма никога не отговаряйте емоционално.

Ако продължавате да изпитвате негативни емоции, по-добре се откажете от сътрудничество преди да сте поели отговорност. Повярвайте, здравето (и особено психическото) е по-важно от всякакви пари.

Деловата кореспонденция по-добре да се води без емоции, по конструктивен начин. Ако клиентът се е забавил с плащанията или информация по заданието или пък (не дай Боже) вие сте изпуснали срока и клиентът ви пише разгневен, не му пишете или отговаряйте в стил: „Ей, какво става…?!“. Това няма да доведе до решаването на проблема. По-добре делово да се изясни защо е възникнал проблемът: „Здравейте! Вчера трябваше да приключим заданието. Моля, напишете по каква причина има закъснение в плащанията (информацията) и кога можем да приключим задачата?“.

Не забравяйте, настройвайки негативно другата страна, едва ли ще получите този резултат, който ви е нужен. Копирайтър и клиент са в една лодка и трябва да вземат предвид взаимните си интереси.